Блог » Аналитика » ТОП-7 систем управления проектами и задачами для вашего бизнеса
управление проектами

ТОП-7 систем управления проектами и задачами для вашего бизнеса

Эффективное функционирование команды без мониторинга и контроля рабочего процесса практически невозможно, и не важно, о каких объемах работы идет речь. Будь то агентство интернет маркетинга или несколько фрилансеров, объединенных одной общей целью, — система управления задачами и проектами должна быть внедрена. Даже в небольшой команде из нескольких человек со временем накапливается столько информации, что в один прекрасный момент наступает хаос, и разобраться во всех переписках, е-мейлах, мессенджерах, комментариях в гугл доках не представляется возможным. Реальность такова, что любому стремительно растущему бизнесу для дальнейшего эффективного развития необходима организация управления проектами.

Решение есть — и это таск менеджер. Он поможет полномерно и продуктивно создавать, отслеживать, реализовывать и закрывать проекты. Команда специалистов и team-lead внутри такого сервиса могут управлять задачами, назначать исполнителей, обмениваться файлами, вести переписку, фиксировать время и задавать дедлайны, а также осуществлять иные взаимодействия, положительно влияющие на эффективность работы.

В настоящее время системы управления проектами представлены в обширном спектре, и каждая из них наделена определенной спецификой, преимуществами, гибкостью настроек, возможностями мониторинга задач и командной работы. Формируя ТОП таск менеджеров, мы учитывали не только их популярность, но и кроссплатформенность, стоимость тарифов, поддержку интеграций с другими ресурсами, количество подключенных участников. К слову, некоторые сервисы управления проектами мы тестировали на своем опыте, и пользовались ими для организации работы нашей команды на определенных этапах развития digital-агентства Light Spider.

Как выбрать программное обеспечение для управления проектами?

Рассмотрим сначала, по каким критериям рекомендуется выбирать таск менеджеры и на что обращать внимание в первую очередь.

  1. Формирование задач и мониторинг сроков. Хваленая многозадачность — не лучшее решение для эффективной командной работы. Каждый сотрудник должен видеть и осознавать свой спектр работ, а team-lead и project-manager — реальные сроки выполнения тасков каждым участником команды. Поэтому технологии управления проектами всегда поддерживают возможность создания задач, назначения ответственных, установки и контроля дедлайнов.

  2. Коммуникация между участниками команды. Дискуссии среди специалистов играют важную роль, ведь так находится лучшее решение в кратчайшие сроки. Поэтому системная переписка с удобным разделением по тематике и возможностью бэкапа — крайне важна, и должна присутствовать в рамках корпоративной системы управления проектами.

  3. Хранение файлов для коллективной работы. Облачное хранилище — ключевая составляющая качественной системы управления задачами и проектами. Оперативный доступ каждого специалиста к файлам, возможность использовать самую свежую версию и мониторить изменения в режиме реального времени — залог продуктивной работы команды.

Теперь рассмотрим лучшие таск менеджеры для бизнеса, и начнем с наиболее известного и популярного решения.

Trello — облачный сервис с комфортным интерфейсом

 

Trello — облачный сервисОн функционирует в виде канбан-доски. Юзер создает задачи в виде карточек на доске, которые располагаются в несколько столбцов, каждый из них соответствует определенному статусу: “взято в работу”, “в процессе”, “на согласовании”, “сделано”. Карточки закрепляются за специалистом, например, Frontend, PPC, SMM или SEO, и он сам передвигает их по мере готовности задачи. Благодаря этому обеспечивается визуальный контроль объема и разделения нагрузки по каждому участнику команды.

Trello реализован в качестве веб-версии, есть также приложения под iOS, Android, и расширение для web-браузера Chrome. Project-менеджеры, team-лиды и руководители отделов ценят данный таск-менеджер потому, что он простой, универсальный и многофункциональный. Для небольших компаний, стартапов и личного пользования Trello подходит лучше всего. Особенно, если вам нужна бесплатная система управления задачами. Впрочем, расширить возможности сервиса можно и за счет подключения платного тарифа.

В целом, бесплатный таск менеджер Trello наделен следующими преимуществами:

  • простой, интуитивно понятный каждому пользователю интерфейс;

  • назначение ответственных по карточкам задач;

  • настройка доски под любую сферу бизнеса;

  • функция голосования и прямого редактирования;

  • синхронизация на всех устройствах;

  • прикрепление к карточкам файлов, ссылок, чек-листов и комментариев;

  • доступность подключения надстроек и сторонних сервисов;

  • в бесплатном тарифе нет ограничений по числу пользователей и канбан-досок.

Однако, имеются у Trello и недостатки:

  • Если рассматривать бесплатные сервисы для управления проектами, и пользоваться Trello именно на free лицензии, то вы столкнетесь с лимитами по количеству подключаемых сервисов. С каждой доской можно связать лишь один сторонний ресурс.

  • Для работы с крупными заказами Trello может показаться неудобным, поскольку в огромном количестве тасков и списков можно легко запутаться.

  • При стандартных настройках нет возможности оценивать прогресс работы в затраченном времени, поскольку там отсутствует диаграмма Ганта. Решается проблема подключением плагина-планировщика или календаря.

Система управления проектами Jira

 

Система управления проектами JiraДанный онлайн-сервис успешно функционирует на IT-рынке уже 15 лет. Он доступен в формате веб-версии и приложений под гаджеты на базе iOS и Android.

В Jira управление проектами также осуществляется за счет карточек, рассредоточенных на доске. Работает данная система на основе методологии Agile. К слову, Jira, как и Trello, принадлежит корпорации Atlassian. Наибольшую популярность Jira обрела в среде web-разработчиков. Инструменты проектного менеджмента, предлагаемые в рамках этого сервиса, полностью соответствуют специфике деятельности команд по разработке.

Если рассматривать бесплатные системы управления проектами, то нельзя обойти Jira стороной. И хотя полностью она раскрывает свои возможности при оплате фиксированного тарифа, ею можно пользоваться и на free-доступе.

Преимущества онлайн-сервиса Jira:

  • удобный, простой, понятный пользователю интерфейс;

  • scrum- либо канбан-доски;

  • доступность генерации отчетов;

  • наличие диаграммы Ганта по умолчанию;

  • возможность интеграции сторонних ресурсов, в том числе Dropbox, Trello, таблиц Excel, диаграмм и календарей.

Говоря о недостатках инструмента управления командой Jira, можно отметить разве что заточенность под специализированные команды разработчиков, заложенную в сервис изначально. Привязка к коду и ряд иных опций зачастую являются бесполезными для проектов, далеких от программирования.

Asana — бесплатный таск менеджер для команды

 

Asana — бесплатный таск менеджерДа, только если количество участников не превышает 15 человек. За расширение штата придется доплачивать. В целом, Asana — весьма популярная система управления задачами и командой, реализованная в формате SaaS-платформы. Данный таск-трекер успешно работает с ОС Linux, Windows, Android, iOS и поддерживает обширный спектр языков, правда, русификации у него нет.

Функционал Asana поддерживает возможность создавать проекты, расставлять задачи и назначать ответственных, указывая при этом дедлайны и приоритеты для каждой, а также формировать теги, отслеживать прогресс, настраивать календарь, генерировать отчеты. Кроме этого, данный сервис допускает интеграцию с гугл доками, Jira, мессенджером Slack, GitHub, Evernote и другими ресурсами.

В целом, Asana похожа на Trello, только содержит больше возможностей и обладает расширенным функционалом. Для крупной команды фрилансеров или диджитал-агентств — отличный вариант.

Какие преимущества у Asana:

  • возможность разделения сложных проектов по сферам и направлениям;

  • интуитивно понятный пользователю интерфейс;

  • высокий уровень детализации;

  • более 100 сторонних сервисов, доступных для интеграции;

  • наглядные списки задач;

  • инструменты управления проектами по принципу Agile;

  • возможность обновления, обмена информацией и файлами в реальном времени.

Если рассматривать недостатки таск-менеджера Asana, то заметим отсутствие русской версии, что негативно сказывается на популярности сервиса в рунете, и диаграммы Ганта, в результате чего нет возможности отслеживать работу в реальном времени. Еще данный ресурс может показаться излишне перегруженным разными элементами кастомизации, что способно вызвать трудности при создании задач и назначении ответственных по ним.

Monday — простой и удобный таск менеджер для команды

 

Monday — простой и удобный таск менеджерНесмотря на большое количество разных надстроек, данный сервис обладает максимально комфортным, интуитивно понятным интерфейсом. Приятное впечатление от ресурса дополняется удобством обмена файлами и отслеживания статусов по каждому исполнителю.

Monday разработан с акцентом на визуальное управление и ассоциацию цветов, реализованные разноцветными шкалами времени, диаграммами, канбан-досками. Пользователи могут легко и быстро добавлять проекты, цели, задачи, рабочие процессы и мониторить их выполнение.

Что примечательно, Monday — обновленная версия ранее популярного ресурса Dapulse, обогащенная широким спектром актуальных функций. Задействовать ее можно как для управления большими, так и маленькими командами специалистов. Правда, использовать Monday бесплатно не получиться.

Среди преимуществ сервиса отметим:

  • отсутствие ограничений по количеству списков задач и пользователей;

  • обширный спектр сервисов, доступных для интеграции;

  • адаптивность для работы с крупными заказами;

  • мультиязычность;

  • гибкая настройка рабочих процессов и кнопка отмены;

  • цветной план-график, ассоциирующийся с функциями системы по цветам;

  • возможность синхронизации план-графика с календарем;

  • карта проектов и обширный спектр шаблонов для project-менеджеров;

  • специальные тарифы для бизнеса, с акцентом на специфику его деятельности.

К недостаткам Monday можно отнести:

  • более высокую цену в сравнении с аналогичными сервисами;

  • некоторые сложности в освоении новичками;

  • необходимость доплаты за новых пользователей вне зависимости от тарифа.

Облачный сервис управления задачами BaseCamp

 

сервис управления задачами BaseCampПопулярная online-платформа, обеспечивающая качественное управление компанией. Функционирует как веб-версия, так и мобильные приложения. Среди ключевых опций отметим списки дел, облачное хранилище, фирменные отчеты, календарь, групповой чат, функциональные доски с задачами.

BaseCamp позволяет разделять крупные заказы, выбирая для каждой части соответствующий этап, допустим, продвижение сайта в google, ведение социальных сетей клиента и настройку таргетированной рекламы. При этом вся информация по работе команды и состоянию проекта собирается в одном месте, что исключает необходимость установки дополнительного ПО.

У BaseCamp есть условно-бесплатный тариф с базовым функционалом без полноценной техподдержки. Среди преимуществ и ключевых опций отметим:

  • отчетность, выраженная в виде информативных графиков;

  • автоматическая проверка участников команды;

  • удобный, понятный пользователям интерфейс;

  • интеграция документов и календаря Гугл;

  • хранение истории и предыдущих версий загруженных доков и файлов;

  • список дел и календарное планирование;

  • функциональные доски сообщений, идей, объявлений;

  • количество подключенных пользователей не влияет на цену;

  • возможность объединять разные подразделения компании для совместной работы.

Что касается недостатков, BaseCamp не лишен их:

  • отсутствует возможность представления проекта целиком;

  • нет русскоязычного перевода;

  • отсутствует инструментарий для стратегического планирования;

  • облачное решение, которое, скорее всего, не подойдет компаниям, желающим управлять командой, не выходя за рамки своей организации.

Старый добрый Worksection

 

Система менеджмента проектов Worksection

Система менеджмента проектов, работающая на IT рынке более 10 лет. К слову, это украинская разработка, по умолчанию содержащая диаграмму Ганта и русскоязычный интерфейс.

В целом, эта система удобная и гибкая в функциональном плане, позволяет создавать проекты, добавлять задачи и вести их от начала до завершения, устанавливать дедлайны, назначать ответственных, обмениваться файлами и полноценно организовывать работу команды. Причем тут доступна настройка разных типов проектов: однотипные, креативные, пролонгированные, простые, разовые и т.д. Не отстает по качеству и уровень визуализации таск-менеджера.

Worksection содержит канбан-доски, тайм-трекер, статусы, диаграммы, метки и множество иных элементов кастомизации. Данным ресурсом можно пользоваться бесплатно, но free-функционал заметно ограничен, и для корпоративных целей вряд ли пригоден.

GanttPRO — онлайн сервис на базе диаграмм Ганта

 

GanttPRO — онлайн сервис управления задачами и командамиПодкупает простотой использования, интуитивно понятным дизайном, русскоязычным интерфейсом и саппортом, благодаря чему активно применяется отечественными компаниями. Управление командой и задачами осуществляется за счет диаграмм Ганта. Они дают четкое представление о приоритетности и сроках выполнения тасков, а также об ответственных за них сотрудниках. Общая картина дополняется визуальными элементами: досками, таблицами, графиками, статусами и т.д. Таким образом, определение целей и задач проекта не вызовет у вас проблем.

Коммуникация между участниками достигается за счет синхронизации в режиме реального времени, уведомлений, комментариев, прикрепляемых файлов и других возможностей, обеспечивающих информирование команды. Еще одной положительной чертой GanttPRO можно уверенно назвать первоклассную защиту данных, которая достигается за счет выделенного VPN, инфраструктуры Azure Cloud от Microsoft и SSL-сертификата. С другой стороны, данный сервис доступен только на платной основе. Чем больше пользователей, тем дешевле будет добавление каждого последующего.

Конечно, мы рассмотрели далеко не все системы управления задачами и командами. Помимо вышеописанных вариантов, как минимум, заслуживают внимания сервисы ProofHub, Zoho Projects, Plan.io (создан на базе Redmine), Hive, Backlog, ClickUp, Podio. Как и в любой подборке, идеального решения тут нет. Каждый вариант нужно попробовать в работе и оценить, насколько он удовлетворяет вашим текущим требованиям.

Допустим, в один момент мы поняли, что переросли функционал Trello и начали пользоваться системой Jira, после чего вообще внедрили Битрикс24, поскольку нам потребовался уже не просто таск-менеджер, а полноценная CRM-система. Кстати, о CRM-системах для бизнеса у нас есть отдельная статья, прочитать которую вы можете здесь.

ru_RUрус