Блог » Аналітика » ТОП-7 систем управління проектами та завданнями для вашого бізнесу
управление проектами

ТОП-7 систем управління проектами та завданнями для вашого бізнесу

Ефективне функціонування команди без моніторингу і контролю робочого процесу практично неможливо, і не важливо, про які обсяги роботи йдеться. Будь то агентство інтернет маркетингу або кілька фрілансерів, об’єднаних однією спільною метою, – система управління завданнями і проектами повинна бути впроваджена. Навіть в невеликій команді з кількох людей з часом накопичується стільки інформації, що в один прекрасний момент настає хаос, і розібратися у всіх листуваннях, е-мейлах, месенджерах, коментарях в гугл доках не представляється можливим. Реальність така, що будь-якому стрімко зростаючому бізнесу для подальшого ефективного розвитку необхідна організація управління проектами.

Рішення є – і це таск менеджер. Він допоможе повномірно і продуктивно створювати, відстежувати, реалізовувати і закривати проекти. Команда фахівців і team-lead всередині такого сервісу можуть управляти завданнями, призначати виконавців, обмінюватися файлами, вести переписку, фіксувати час і задавати дедлайни, а також здійснювати інші взаємодії, що позитивно впливають на ефективність роботи.

В даний час системи управління проектами представлені в великому спектрі, і кожна з них наділена певною специфікою, перевагами, гнучкістю налаштувань, можливостями моніторингу завдань і командної роботи. Формуючи ТОП таск менеджерів, ми враховували не тільки їх популярність, але і кросплатформеність, вартість тарифів, підтримку інтеграцій з іншими ресурсами, кількість підключених учасників. До слова, деякі сервіси управління проектами ми тестували на своєму досвіді, і користувалися ними для організації роботи нашої команди на певних етапах розвитку digital-агентства Light Spider.

Як вибрати програмне забезпечення для управління проектами?

Розглянемо спочатку, за якими критеріями рекомендується вибирати таск менеджери і на що звертати увагу в першу чергу.

  1. Формування завдань і моніторинг термінів. Хвалена багатозадачність – не найкраще рішення для ефективної командної роботи. Кожен співробітник повинен бачити і усвідомлювати свій спектр робіт, а team-lead і project-manager – реальні терміни виконання тасків кожним учасником команди. Тому технології управління проектами завжди підтримують можливість створення завдань, призначення відповідальних, установки і контролю дедлайнів.

  2. Комунікація між учасниками команди. Дискусії серед фахівців відіграють важливу роль, адже так знаходиться найкраще рішення в найкоротші терміни. Тому системна листування зі зручним поділом за тематикою і можливістю бекапа – вкрай важлива, і має бути присутня в рамках корпоративної системи управління проектами.

  3. Зберігання файлів для колективної роботи. Хмарне сховище – ключова складова якісної системи управління завданнями і проектами. Оперативний доступ кожного фахівця до файлів, можливість використовувати найсвіжішу версію і моніторити зміни в режимі реального часу – запорука продуктивної роботи команди.

Тепер розглянемо кращі таск менеджери для бізнесу, і почнемо з найбільш відомого і популярного рішення.

Trello — хмарний сервіс з зручним інтерфейсом

 

Trello — облачный сервисВін функціонує у вигляді канбан-дошки. Юзер створює завдання в вигляді карток на дошці, які розташовуються в декілька стовпців, кожен з них відповідає певному статусу: “взято в роботу”, “в процесі”, “на узгодженні”, “зроблено”. Картки закріплюються за фахівцем, наприклад, Frontend, PPC, SMM або SEO, і він сам пересуває їх у міру готовності завдання. Завдяки цьому забезпечується візуальний контроль обсягу і поділу навантаження по кожному учаснику команди.

Trello реалізований в якості веб-версії, є також додатки під iOS, Android, і розширення для web-браузера Chrome. Project-менеджери, team-ліди і керівники відділів цінують даний таск-менеджер тому, що він простий, універсальний і багатофункціональний. Для невеликих компаній, стартапів і особистого користування Trello підходить найкраще. Особливо, якщо вам потрібна безкоштовна система управління завданнями. Втім, розширити можливості сервісу можна і за рахунок підключення платного тарифу.

В цілому, безкоштовний таск менеджер Trello наділений такими перевагами:

  • простий, інтуїтивно зрозумілий кожному користувачеві інтерфейс;

  • призначення відповідальних за картками завдань;

  • настройка дошки під будь-яку сферу бізнесу;

  • функція голосування і прямого редагування;

  • синхронізація на всіх пристроях;

  • прикріплення до карток файлів, посилань, чек-листів і коментарів;

  • доступність підключення надбудов і сторонніх сервісів;

  • в безкоштовному тарифі немає обмежень по числу користувачів і канбан-дошок.

Однак, є у Trello і недоліки:

  • Якщо розглядати безкоштовні сервіси для управління проектами, і користуватися Trello саме на free ліцензії, то ви зіткнетеся з лімітами по кількості підключаємих сервісів. З кожною дошкою можна пов’язати лише один сторонній ресурс.

  • Для роботи з великими замовленнями Trello може здатися незручним, оскільки у величезній кількості тасків та списків можна легко заплутатися.

  • При стандартних налаштуваннях немає можливості оцінювати прогрес роботи в витрачений час, оскільки там відсутня діаграма Ганта. Вирішується проблема підключенням плагіна-планувальника або календаря.

Система управління проектами Jira

 

Система управления проектами JiraДаний онлайн-сервіс успішно функціонує на IT-ринку вже 15 років. Він доступний в форматі веб-версії і додатків під гаджети на базі iOS і Android.

У Jira управління проектами також здійснюється за рахунок карток, розосереджених на дошці. Працює дана система на основі методології Agile. До слова, Jira, як і Trello, належить корпорації Atlassian. Найбільшу популярність Jira знайшла в середовищі web-розробників. Інструменти проектного менеджменту, запропоновані в рамках цього сервісу, повністю відповідають специфіці діяльності команд по розробці.

Якщо розглядати безкоштовні системи управління проектами, то не можна обійти Jira стороною. І хоча повністю вона розкриває свої можливості при оплаті фіксованого тарифу, нею можна користуватися і на free-доступі.

Переваги онлайн-сервісу Jira:

  • зручний, простий, зрозумілий користувачеві інтерфейс;

  • scrum- або канбан-дошки;

  • доступність генерації звітів;

  • наявність діаграми Ганта за замовчуванням;

  • можливість інтеграції сторонніх ресурсів, в тому числі Dropbox, Trello, таблиць Excel, діаграм і календарів.

Говорячи про недоліки інструменту управління командою Jira, можна відзначити хіба що заточенность під спеціалізовані команди розробників, закладені в сервіс спочатку. Прив’язка до коду і ряд інших опцій часто є марними для проектів, далеких від програмування.

Asana — бесплатный таск менеджер для команды

 

Asana — бесплатный таск менеджерТак, тільки якщо кількість учасників не перевищує 15 осіб. За розширення штату доведеться доплачувати. В цілому, Asana – вельми популярна система управління завданнями і командою, реалізована в форматі SaaS-платформи. Даний таск-трекер успішно працює з ОС Linux, Windows, Android, iOS і підтримує великий спектр мов, правда, русифікації у нього немає.

Функціонал Asana підтримує можливість створювати проекти, розставляти завдання і призначати відповідальних, вказуючи при цьому дедлайни і пріоритети для кожного, а також формувати теги, відстежувати прогрес, налаштовувати календар, генерувати звіти. Крім цього, даний сервіс допускає інтеграцію з гугл доками, Jira, месенджером Slack, GitHub, Evernote та іншими ресурсами.

В цілому, Asana схожа на Trello, тільки містить більше можливостей і володіє розширеним функціоналом. Для великої команди фрілансерів або діджитал-агентств – відмінний варіант.

Які переваги у Asana:

  • можливість поділу складних проектів за сферами і напрямками;

  • інтуїтивно зрозумілий користувачеві інтерфейс;

  • високий рівень деталізації;

  • більше 100 сторонніх сервісів, доступних для інтеграції;

  • наочні списки завдань;

  • інструменти управління проектами за принципом Agile;

  • можливість поновлення, обміну інформацією та файлами в реальному часі.

Якщо розглядати недоліки таск-менеджера Asana, то зауважимо відсутність російської версії, що негативно позначається на популярності сервісу в рунеті, і діаграми Ганта, в результаті чого немає можливості відслідковувати роботу в реальному часі. Ще даний ресурс може видатися надто перевантаженим різними елементами кастомізації, що здатне викликати труднощі при створенні завдань і призначенні відповідальних за них.

Monday – простий і зручний таск менеджер для команди

 

Monday — простой и удобный таск менеджерНезважаючи на велику кількість різних надбудов, даний сервіс має максимально комфортний, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Приємне враження від ресурсу доповнюється зручністю обміну файлами і відстеження статусів по кожному виконавцю.

Monday розроблений з акцентом на візуальне управління і асоціацію кольорів, реалізовану різнокольоровими шкалами часу, діаграмами, канбан-дошками. Користувачі можуть легко і швидко додавати проекти, цілі, завдання, робочі процеси і моніторити їх виконання.

Що примітно, Monday – оновлена версія раніше популярного ресурсу Dapulse, збагачена широким спектром актуальних функцій. Задіяти її можна як для управління великими, так і маленькими командами фахівців. Правда, використовувати Monday безкоштовно не вийде.

Серед переваг сервісу відзначимо:

  • відсутність обмежень по кількості списків завдань і користувачів;

  • великий спектр сервісів, доступних для інтеграції;

  • адаптивність для роботи з великими проектами;

  • багатомовність;

  • гнучке налаштування робочих процесів і кнопка скасування;

  • кольоровий план-графік, що асоціюється з функціями системи за кольорами;

  • можливість синхронізації план-графіка з календарем;

  • карта проектів і великий спектр шаблонів для project-менеджерів;

  • спеціальні тарифи для бізнесу, з акцентом на специфіку його діяльності.

До недоліків Monday можна віднести:

  • більш високу ціну в порівнянні з аналогічними сервісами;

  • деякі складності в освоєнні новачками;

  • необхідність доплати за нових користувачів незалежно від тарифу.

Хмарний сервіс управління завданнями BaseCamp

 

сервис управления задачами BaseCampПопулярна online-платформа, що забезпечує якісне управління компанією. Функціонує як веб-версія, так і мобільні додатки. Серед ключових опцій відзначимо списки справ, хмарне сховище, фірмові звіти, календар, груповий чат, функціональні дошки з завданнями.

BaseCamp дозволяє розділяти великі замовлення, вибираючи для кожної частини відповідний етап, припустимо, просування сайту в google, ведення соціальних мереж клієнта і настройку таргетованої реклами. При цьому вся інформація по роботі команди і за станом проекту збирається в одному місці, що виключає необхідність установки додаткового ПЗ.

У BaseCamp є умовно-безкоштовний тариф з базовим функціоналом без повноцінної техпідтримки. Серед переваг і ключових опцій відзначимо:

  • звітність, виражену у вигляді інформативних графіків;

  • автоматичну перевірку учасників команди;

  • зручний, зрозумілий користувачам інтерфейс;

  • інтеграцію документів і календаря Гугл;

  • зберігання історії та попередніх версій завантажених доків і файлів;

  • список справ і календарне планування;

  • функціональні дошки повідомлень, ідей, оголошень;

  • кількість підключених користувачів, що не впливає на ціну;

  • можливість об’єднувати різні підрозділи компанії для спільної роботи.

Що стосується недоліків, BaseCamp не позбавлений їх:

  • відсутня можливість подання проекту цілком;

  • немає російськомовного перекладу;

  • відсутній інструментарій для стратегічного планування;

  • хмарне рішення, яке, швидше за все, не підійде компаніям, що бажають управляти командою, не виходячи за рамки своєї організації.

Старий добрий Worksection

 

Система менеджмента проектов Worksection

Система менеджменту проектів, що працює на IT ринку більше 10 років. До слова, це українська розробка, за замовчуванням містить діаграму Ганта і російськомовний інтерфейс.

В цілому, ця система зручна і гнучка в функціональному плані, дозволяє створювати проекти, додавати завдання і вести їх від початку до завершення, встановлювати дедлайни, призначати відповідальних, обмінюватися файлами і повноцінно організовувати роботу команди. Причому тут можна вказати різні типи проектів: однотипні, креативні, пролонговані, прості, разові і т.д. Не відстає за якістю і рівень візуалізації таск-менеджера.

Worksection містить канбан-дошки, тайм-трекер, статуси, діаграми, мітки і безліч інших елементів кастомізації. Даним ресурсом можна користуватися безкоштовно, але free-функціонал помітно обмежений, і для корпоративних цілей навряд чи придатний.

GanttPRO – онлайн сервіс на базі діаграм Ганта

 

GanttPRO — онлайн сервис управления задачами и командамиПідкуповує простотою використання, інтуїтивно зрозумілим дизайном, російськомовним інтерфейсом і саппортом, завдяки чому активно застосовується вітчизняними компаніями. Управління командою і завданнями здійснюється за рахунок діаграм Ганта. Вони дають чітке уявлення про пріоритетність і терміни виконання тасків, а також про відповідальних за них співробітників. Загальна картина доповнюється візуальними елементами: дошками, таблицями, графіками, статусами і т.д. Таким чином, визначення цілей і завдань проекту не викличе у вас проблем.

Комунікація між учасниками досягається за рахунок синхронізації в режимі реального часу, повідомлень, коментарів, вкладених файлів і інших можливостей, які забезпечують інформування команди. Ще однією позитивною рисою GanttPRO можна впевнено назвати першокласний захист даних, який досягається за рахунок виділеного VPN, інфраструктури Azure Cloud від Microsoft і SSL-сертифіката. З іншого боку, даний сервіс доступний тільки на платній основі. Чим більше користувачів, тим дешевше буде додавання кожного наступного.

Звичайно, ми розглянули далеко не всі системи управління завданнями і командами. Крім вищеописаних варіантів, як мінімум, заслуговують на увагу сервіси ProofHub, Zoho Projects, Plan.io (створений на базі Redmine), Hive, Backlog, ClickUp, Podio. Як і в будь-який добірці, ідеального рішення тут немає. Кожен варіант потрібно спробувати в роботі і оцінити, наскільки він задовольняє вашим поточним вимогам.

Припустимо, в один момент ми зрозуміли, що переросли функціонал Trello і почали користуватися системою Jira, після чого взагалі впровадили Бітрікс24, оскільки нам потрібен був уже не просто таск-менеджер, а повноцінна CRM-система. До речі, про CRM-системи для бізнесу у нас є окрема стаття, прочитати яку ви можете тут.

ukукр